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Rhenus Logistics Digitalisierung der Aktenbetreuung

Lesedauer: 3 Minuten
Letzte Aktualisierung: 09.04.2025

Herausforderung

Rhenus Logistics, ein führender Anbieter von Aktenbetreuungslösungen, stand vor der Herausforderung, seine manuellen Prozesse zu modernisieren. Die Aktenlagerung, Digitalisierung, Ausgabe und Vernichtung wurden bisher durch Excel-Tabellen verwaltet, was zu Fehleranfälligkeit, hohem Aufwand und begrenzter Skalierbarkeit führte. Das Unternehmen benötigte eine digitale Lösung, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Kunden eine bessere Nutzererfahrung zu bieten.

Lösung

Die Enko Software GmbH entwickelte die »Digitale Aktenbetreuung«, eine umfassende Softwarelösung, die sämtliche Aktenvorgänge digitalisiert und automatisiert. Von der Online-Beauftragung bis hin zur gesetzeskonformen Verwaltung wurde ein nahtloser Prozess geschaffen, der den Kunden von Rhenus Logistics maximale Transparenz und Kontrolle bietet.

Ergebnisse

Die Einführung der Software führte zu signifikanten Verbesserungen:
25% geringere Abwicklungskosten, da manuelle Prozesse digitalisiert wurden.
5% höherer EBIT, dank Effizienzsteigerung und optimierter Abläufe
Enorme Fehlerreduktion, durch die Automatisierung und klare Datenverwaltung
Aufwandseinsparung, sowohl intern als auch für die Kunden

Funktionen und Vorteile der Lösung

Online-Beauftragung von Aktenvorgängen
Kunden können Aktenlagerung, Digitalisierung, Ausgabe oder Vernichtung direkt online beauftragen, ohne komplizierte manuelle Prozesse.
Bereitstellung von gescannten Akten
Die Software ermöglicht den Zugriff auf vollständige oder Teilakten in digitaler Form, wodurch Kunden jederzeit Zugriff auf benötigte Dokumente haben.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Software stellt sicher, dass alle Vorgänge den gesetzlichen Anforderungen zur Akteneinlagerung und -verwaltung entsprechen.
Verwaltung von Kundenstandorten
Kunden mit mehreren Standorten können ihre Akten zentral verwalten und individuell steuern.
Zugriffsrechte-Management
Die Software ermöglicht eine präzise Verwaltung von Zugriffsrechten, sodass Kunden genau kontrollieren können, wer auf welche Akten zugreifen darf.
Digitalisierung eines Excel-Prozesses
Durch die Automatisierung der bisher manuell gepflegten Excel-Tabellen wurden Effizienz und Skalierbarkeit erheblich gesteigert.
Company
Rhenus SE & Co. KG
Branche
Logistik und Dokumentenmanagement
Mitarbeiter
ca. 40.000
Projekt
Entwicklung der Software »Digitale Aktenbetreuung«
Webseite

Conclusion

Mit der »Digitalen Aktenbetreuung« hat Rhenus Logistics nicht nur seine internen Prozesse optimiert, sondern auch die Kundenbindung durch modernste Technologie gestärkt.

Die Partnerschaft mit Enko Software zeigt, wie Digitalisierung selbst in traditionellen Branchen nachhaltige Vorteile schaffen kann.
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Michael Kröschel
CEO and founder of ENKO
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