Rhenus Logistics Digitalisierung der Aktenbetreuung

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Letzte Aktualisierung: 09.04.2025

Herausforderung

Rhenus Logistics, ein führender Anbieter von Aktenbetreuungslösungen, stand vor der Herausforderung, seine manuellen Prozesse zu modernisieren. Die Aktenlagerung, Digitalisierung, Ausgabe und Vernichtung wurden bisher durch Excel-Tabellen verwaltet, was zu Fehleranfälligkeit, hohem Aufwand und begrenzter Skalierbarkeit führte. Das Unternehmen benötigte eine digitale Lösung, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Kunden eine bessere Nutzererfahrung zu bieten.

Lösung

Die Enko Software GmbH entwickelte die »Digitale Aktenbetreuung«, eine umfassende Softwarelösung, die sämtliche Aktenvorgänge digitalisiert und automatisiert. Von der Online-Beauftragung bis hin zur gesetzeskonformen Verwaltung wurde ein nahtloser Prozess geschaffen, der den Kunden von Rhenus Logistics maximale Transparenz und Kontrolle bietet.

Ergebnisse

Die Einführung der Software führte zu signifikanten Verbesserungen:

25% geringere Abwicklungskosten, da manuelle Prozesse digitalisiert wurden.

5% höherer EBIT, dank Effizienzsteigerung und optimierter Abläufe

Enorme Fehlerreduktion, durch die Automatisierung und klare Datenverwaltung

Aufwandseinsparung, sowohl intern als auch für die Kunden

Funktionen und Vorteile der Lösung

Online-Beauftragung von Aktenvorgängen

Kunden können Aktenlagerung, Digitalisierung, Ausgabe oder Vernichtung direkt online beauftragen, ohne komplizierte manuelle Prozesse.

Bereitstellung von gescannten Akten

Die Software ermöglicht den Zugriff auf vollständige oder Teilakten in digitaler Form, wodurch Kunden jederzeit Zugriff auf benötigte Dokumente haben.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Die Software stellt sicher, dass alle Vorgänge den gesetzlichen Anforderungen zur Akteneinlagerung und -verwaltung entsprechen.

Verwaltung von Kundenstandorten

Kunden mit mehreren Standorten können ihre Akten zentral verwalten und individuell steuern.

Zugriffsrechte-Management

Die Software ermöglicht eine präzise Verwaltung von Zugriffsrechten, sodass Kunden genau kontrollieren können, wer auf welche Akten zugreifen darf.

Digitalisierung eines Excel-Prozesses

Durch die Automatisierung der bisher manuell gepflegten Excel-Tabellen wurden Effizienz und Skalierbarkeit erheblich gesteigert.

Unternehmen

Rhenus SE & Co. KG

Branche

Logistik und Dokumentenmanagement

Mitarbeiter

ca. 40.000

Projekt

Entwicklung der Software »Digitale Aktenbetreuung«

Webseite

https://www.rhenus.group

Fazit

Mit der »Digitalen Aktenbetreuung« hat Rhenus Logistics nicht nur seine internen Prozesse optimiert, sondern auch die Kundenbindung durch modernste Technologie gestärkt.

Die Partnerschaft mit Enko Software zeigt, wie Digitalisierung selbst in traditionellen Branchen nachhaltige Vorteile schaffen kann.

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