Digitalisierung im Mittelstand: Wo sollten Unternehmen anfangen?

Digitalisierung im Mittelstand: Wo sollten Unternehmen anfangen?

Warum erfolgreiche Digitalisierung nicht mit neuer Software beginnt, sondern mit der Optimierung bestehender Geschäftsprozesse.

Moderne Maschinen, aber veraltete Software? Viele mittelständische Produktionsunternehmen haben bereits erheblich in ihre technische Ausstattung investiert. Trotzdem werden Aufträge manuell übertragen, Informationen in Excel-Dateien verwaltet und wichtige Daten zwischen Abteilungen mehrfach erfasst.

Die Digitalisierung im Mittelstand beginnt deshalb nicht zwangsläufig mit einer neuen Maschine, einem neuen ERP-System oder einer Cloud-Lösung.

Oft liegt das größte Verbesserungspotenzial in den bestehenden Geschäftsprozessen.

Gerade im Maschinenbau, in der Fertigungsindustrie und bei Automobilzulieferern können historisch gewachsene Softwarelandschaften zu unnötigem Aufwand führen. Unterschiedliche Programme arbeiten nicht miteinander, Informationen werden manuell weitergegeben und wichtige Kennzahlen stehen nicht rechtzeitig zur Verfügung.

Doch wo sollten Unternehmen mit der Digitalisierung beginnen? Und wie lässt sich vermeiden, dass hohe Investitionen am Ende nur bestehende Probleme in eine neue Software übertragen?

Warum Digitalisierung im Mittelstand häufig schwieriger ist als erwartet

Viele Unternehmen sind über Jahre gewachsen. Neue Maschinen wurden angeschafft, zusätzliche Abteilungen aufgebaut und einzelne Softwarelösungen eingeführt.

Was zunächst gut funktioniert hat, entwickelt sich mit zunehmender Unternehmensgröße häufig zu einer Herausforderung.

Der Einkauf arbeitet mit einem ERP-System, die Produktionsplanung verwendet Excel, Qualitätsdaten werden in einer separaten Anwendung dokumentiert und wichtige Informationen werden per E-Mail ausgetauscht.

Jede einzelne Lösung erfüllt möglicherweise ihren Zweck. Doch insgesamt fehlt eine durchgängige Verbindung.

Die Folgen können sein:

• Doppelte Datenerfassung und unnötige manuelle Arbeit
• Fehler durch unterschiedliche Datenstände
• Zeitaufwendige Abstimmungen zwischen Abteilungen
• Fehlende Transparenz über Aufträge und Produktionsprozesse
• Hohe Abhängigkeit vom Wissen einzelner Mitarbeitender

Die eigentliche Herausforderung besteht deshalb häufig nicht darin, dass Software fehlt. Vielmehr arbeiten vorhandene Systeme nicht effizient zusammen.

Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt mit der Analyse dieser Zusammenhänge.

5 Anzeichen, dass Ihr Unternehmen Digitalisierungspotenzial verschenkt

1. Excel-Dateien übernehmen geschäftskritische Aufgaben

Excel ist ein vielseitiges und leistungsfähiges Werkzeug. Problematisch wird es jedoch, wenn zentrale Unternehmensprozesse dauerhaft über komplexe Tabellen gesteuert werden.

Beispielsweise, wenn Produktionsaufträge in Excel geplant, Materialbestände manuell aktualisiert oder Liefertermine in verschiedenen Dateien gepflegt werden.

Je mehr Mitarbeitende auf diese Informationen angewiesen sind, desto größer wird das Risiko unterschiedlicher Datenstände.

Eine zentrale Softwarelösung oder die Integration bestehender Anwendungen kann hier für zuverlässigere Abläufe sorgen.

2. Informationen werden mehrfach erfasst

Ein Auftrag wird zunächst im ERP-System angelegt. Anschließend überträgt ein Mitarbeitender die Informationen in eine Excel-Liste für die Produktion.

Nach Fertigstellung werden relevante Daten erneut manuell eingetragen.

Solche Medienbrüche kosten Zeit und erhöhen das Fehlerrisiko.

Durch geeignete Schnittstellen und automatisierte Datenübertragung lassen sich viele dieser Arbeitsschritte reduzieren.

3. Die Produktion und die Verwaltung arbeiten mit unterschiedlichen Daten

In produzierenden Unternehmen ist die Verbindung zwischen kaufmännischen Prozessen und Fertigung besonders wichtig.

Wenn Produktionsfortschritte, Materialverbrauch oder Qualitätsinformationen nicht zuverlässig an das ERP-System übertragen werden, fehlen wichtige Grundlagen für Planung und Entscheidungen.

Eine Integration von ERP- und MES-Systemen kann helfen, diese Informationslücken zu schließen.

4. Wichtige Kennzahlen stehen nicht rechtzeitig zur Verfügung

Wie hoch ist die aktuelle Auslastung? Welche Aufträge verzögern sich? Wo entstehen Engpässe?

Wenn solche Fragen nur durch manuelles Zusammenführen verschiedener Excel-Dateien beantwortet werden können, fehlt es häufig an einer geeigneten Datenstruktur.

Vernetzte Softwarelösungen können dazu beitragen, Kennzahlen schneller und konsistenter bereitzustellen.

5. Die bestehende Software passt nicht mehr zu den Prozessen

Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort ein neues ERP-System.

Manchmal reichen gezielte Anpassungen, neue Schnittstellen oder die Automatisierung einzelner Abläufe aus.

In anderen Fällen ist die vorhandene Software jedoch technisch oder funktional an ihre Grenzen gelangt.

Entscheidend ist, die Ursache des Problems zu verstehen, bevor eine Investitionsentscheidung getroffen wird.

Wo sollten Unternehmen mit der Digitalisierung beginnen?

Der häufigste Denkfehler besteht darin, Digitalisierung unmittelbar mit der Einführung neuer Software gleichzusetzen.

Doch bevor ein Unternehmen entscheidet, welche Technologie eingesetzt werden soll, müssen die bestehenden Abläufe verstanden werden.

Schritt 1: Bestehende Prozesse analysieren

Welche Aufgaben werden täglich durchgeführt? Wo entstehen Wartezeiten, Doppelarbeiten oder unnötige Abstimmungen?

Eine strukturierte Prozessanalyse macht sichtbar, an welchen Stellen die größten Verbesserungspotenziale bestehen.

Dabei sollten sowohl die Geschäftsführung als auch die Mitarbeitenden aus den betroffenen Fachabteilungen einbezogen werden.

Schritt 2: Schwachstellen und Prioritäten identifizieren

Nicht jeder Prozess muss gleichzeitig digitalisiert werden.

Sinnvoll ist es, zunächst diejenigen Bereiche zu betrachten, in denen hoher manueller Aufwand, häufige Fehler oder erhebliche Verzögerungen entstehen.

Die Maßnahmen sollten anschließend nach wirtschaftlichem Nutzen, Umsetzbarkeit und betrieblicher Bedeutung priorisiert werden.

Schritt 3: Vorhandene Software überprüfen

Welche Anwendungen sind bereits im Einsatz? Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt? Und welche Systeme lassen sich miteinander verbinden?

Häufig verfügen Unternehmen bereits über leistungsfähige Software, nutzen deren Möglichkeiten jedoch nicht vollständig.

Deshalb sollte immer geprüft werden, ob eine Optimierung oder Erweiterung bestehender Systeme sinnvoller ist als eine vollständige Neuanschaffung.

Schritt 4: Die passende Lösung auswählen

Erst wenn die Anforderungen klar definiert sind, sollte über konkrete Software entschieden werden.

Je nach Ausgangssituation können unterschiedliche Ansätze sinnvoll sein:

• Modernisierung oder Einführung eines ERP-Systems
• Integration eines Manufacturing Execution Systems (MES)
• Einführung einer Qualitätsmanagementsoftware
• Automatisierung bestehender Excel-Prozesse
• Entwicklung individueller Schnittstellen
• Maßgeschneiderte Software für besondere Unternehmensabläufe

Die richtige Lösung ist nicht zwangsläufig die umfangreichste. Sie ist diejenige, die den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Schritt 5: Lösungen vor der Einführung testen

Gerade bei komplexen Unternehmensprozessen ist es wichtig, geplante Lösungen frühzeitig zu überprüfen.

Ein Prototyp kann zeigen, wie sich wichtige Abläufe in der neuen Software abbilden lassen.

Dadurch können Fachabteilungen Rückmeldungen geben, Anforderungen konkretisiert und mögliche Probleme vor der vollständigen Einführung erkannt werden.

Digitalisierung in der Produktion: Warum vernetzte Systeme entscheidend sind

Im Maschinenbau und in der Fertigungsindustrie sind viele Prozesse eng miteinander verbunden.

Ein Kundenauftrag beeinflusst die Materialbeschaffung, Produktionsplanung, Fertigung, Qualitätsprüfung und Auslieferung.

Wenn die beteiligten Systeme nicht miteinander kommunizieren, entstehen Informationslücken.

Ein ERP-System kann kaufmännische und organisatorische Abläufe zentral unterstützen. Ein MES liefert produktionsnahe Informationen. Qualitätsmanagementsoftware hilft bei der Dokumentation und Überwachung von Qualitätsprozessen.

Durch eine geeignete Integration können diese Systeme gemeinsam eine zuverlässigere Datenbasis schaffen.

Dabei muss nicht jede Anwendung ersetzt werden.

Oft ist es wirtschaftlich sinnvoller, vorhandene Systeme gezielt zu verbinden oder durch individuelle Erweiterungen zu ergänzen.

Was kostet die Digitalisierung im Mittelstand?

Eine pauschale Antwort ist kaum möglich.

Die Kosten hängen davon ab, welche Prozesse optimiert werden sollen, welche Software bereits vorhanden ist und wie komplex die erforderlichen Anpassungen sind.

Wichtige Faktoren sind:

• Umfang der Prozessanalyse
• Bestehende IT-Infrastruktur
• Anzahl der betroffenen Abteilungen
• Benötigte Softwarelizenzen
• Schnittstellen und individuelle Entwicklungen
• Datenmigration und Mitarbeiterschulungen
• Laufender Betrieb und Wartung

Allerdings sollten Unternehmen nicht ausschließlich die Einführungskosten betrachten.

Ebenso wichtig ist die Frage, welche Kosten durch ineffiziente Abläufe bereits heute entstehen.

Wenn Mitarbeitende täglich Informationen mehrfach übertragen, Fehler korrigieren oder Daten manuell auswerten müssen, bindet dies wertvolle Ressourcen.

Eine wirtschaftliche Bewertung sollte deshalb sowohl die Investitionskosten als auch den möglichen Nutzen optimierter Prozesse berücksichtigen.

Digitalisierung mit ENKO: Erst Prozesse verstehen, dann Software einsetzen

ENKO begleitet Unternehmen bei der Optimierung und Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse.

Mit über 25 Jahren Erfahrung und besonderer Branchenkenntnis in Produktion, Maschinenbau und Automotive unterstützt ENKO Unternehmen dabei, bestehende Softwarelandschaften zu analysieren und passende Lösungen zu entwickeln.

Im Mittelpunkt steht nicht der Verkauf einer bestimmten Software.

Entscheidend ist, welche Lösung die Prozesse des Unternehmens nachhaltig verbessert.

Der Beratungsansatz beginnt mit einem persönlichen Erstgespräch, in dem die bestehenden Herausforderungen und Ziele besprochen werden.

Anschließend folgt eine strukturierte Analysephase, die üblicherweise etwa zwei Wochen dauert.

Auf Basis der Ergebnisse werden die Anforderungen dokumentiert und ein Prototyp zur Verfügung gestellt, mit dem sich die geplante Lösung praktisch überprüfen lässt.

Je nach Bedarf setzt ENKO auf Microsoft Dynamics 365 Business Central, MES-Lösungen, Qualitätsmanagementsoftware oder individuell entwickelte Anwendungen.

Die beiden Geschäftsführer begleiten die Beratung persönlich und auf Augenhöhe.

So entsteht eine Lösung, die sich an den tatsächlichen Geschäftsprozessen orientiert und nicht umgekehrt.

Fazit: Digitalisierung beginnt nicht mit Software, sondern mit den richtigen Fragen

Digitalisierung im Mittelstand bedeutet nicht, möglichst viele neue Programme einzuführen.

Es geht darum, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, Informationen sinnvoll zu verknüpfen und unnötige manuelle Tätigkeiten zu reduzieren.

Gerade in Produktionsunternehmen liegt großes Potenzial häufig in der Verbindung bestehender Systeme und der Optimierung historisch gewachsener Prozesse.

Wer vor einer Softwareinvestition seine Abläufe analysiert, kann gezielter entscheiden, welche Maßnahmen wirtschaftlich sinnvoll sind.

Der erste Schritt zur erfolgreichen Digitalisierung ist deshalb nicht die Auswahl einer Software, sondern das Verständnis der eigenen Prozesse.

Wo liegen die Digitalisierungspotenziale in Ihrem Unternehmen?

Arbeiten Ihre Abteilungen mit unterschiedlichen Excel-Dateien? Fehlen Schnittstellen zwischen ERP und Produktion? Oder ist Ihre bestehende Software nicht mehr auf Ihre Anforderungen ausgelegt?

Sprechen Sie mit ENKO über Ihre bestehenden Geschäftsprozesse.

In einem persönlichen Erstgespräch betrachten wir gemeinsam Ihre Ausgangssituation und mögliche Ansatzpunkte zur Optimierung.

Jetzt unverbindliches Erstgespräch zur Prozessoptimierung vereinbaren.