Marge erhöhen durch Digitalisierung: Wie Produktionsunternehmen ihre Prozesse wirtschaftlicher gestalten

Marge erhöhen durch Digitalisierung: Wie Produktionsunternehmen ihre Prozesse wirtschaftlicher gestalten

Weniger Prozesskosten, weniger manuelle Arbeit und mehr Transparenz: Wie mittelständische Unternehmen durch gezielte Digitalisierung ihre Profitabilität verbessern können.

Steigende Kosten, zunehmender Wettbewerbsdruck und anspruchsvolle Kundenanforderungen stellen mittelständische Produktionsunternehmen vor eine zentrale Herausforderung: Wie lässt sich die Marge verbessern, ohne die Verkaufspreise kontinuierlich erhöhen zu müssen?

Eine mögliche Antwort liegt in der Optimierung bestehender Geschäftsprozesse.

Denn in vielen Unternehmen entstehen vermeidbare Kosten nicht ausschließlich in der Fertigung, sondern auch durch manuelle Datenerfassung, fehlende Schnittstellen, veraltete Software und ineffiziente Abstimmungen zwischen Abteilungen.

Wer seine Marge durch Digitalisierung erhöhen möchte, sollte deshalb nicht zuerst in neue Software investieren, sondern die eigenen Prozesse analysieren.

Warum ineffiziente Prozesse die Marge belasten

Die Marge zeigt, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der jeweils betrachteten Kosten verbleibt. Für die wirtschaftliche Bewertung ist dabei wichtig, zwischen beispielsweise Bruttomarge und operativer Marge zu unterscheiden.

Im Produktionsalltag können zahlreiche versteckte Kosten entstehen, die sich negativ auf das Betriebsergebnis auswirken.

Typische Beispiele sind:

• Mitarbeitende übertragen Auftragsdaten mehrfach zwischen verschiedenen Anwendungen.
• Produktionspläne werden manuell in Excel aktualisiert.
• Materialengpässe werden erst spät erkannt.
• Informationen aus der Fertigung erreichen die Verwaltung verzögert.
• Qualitätsabweichungen werden nicht systematisch ausgewertet.
• Wichtige Kennzahlen müssen aufwendig aus verschiedenen Datenquellen zusammengetragen werden.

Jeder dieser Vorgänge kann zusätzliche Arbeitszeit, Fehlerkosten oder Verzögerungen verursachen.

Besonders problematisch wird es, wenn solche Abläufe über Jahre bestehen bleiben und als normaler Bestandteil des Arbeitsalltags wahrgenommen werden.

Digitalisierung bietet hier die Möglichkeit, unnötige Prozesskosten zu reduzieren und vorhandene Ressourcen effizienter einzusetzen.

5 Möglichkeiten, wie Digitalisierung die Marge verbessern kann

1. Manuelle Prozesse automatisieren und Personalkapazitäten besser nutzen

In vielen mittelständischen Unternehmen werden Informationen noch immer manuell zwischen ERP-Systemen, Excel-Dateien und anderen Anwendungen übertragen.

Das kostet Zeit und erhöht das Risiko von Eingabefehlern.

Durch automatisierte Schnittstellen können Daten dort verfügbar gemacht werden, wo sie benötigt werden.

Ein Beispiel: Ein Kundenauftrag wird im ERP-System erfasst und anschließend automatisch an die Produktionsplanung übergeben.

Dadurch entfällt die erneute manuelle Eingabe der Auftragsdaten.

Die eingesparte Arbeitszeit kann für wertschöpfende Aufgaben genutzt werden. Ob daraus eine messbare Margenverbesserung entsteht, hängt von den tatsächlichen Prozesskosten und der Nutzung der frei werdenden Kapazitäten ab.

2. Produktionsplanung verbessern und Stillstände reduzieren

Unzureichende Produktionsplanung kann zu Wartezeiten, kurzfristigen Umplanungen und ineffizienter Maschinenauslastung führen.

Wenn aktuelle Informationen zu Aufträgen, Materialbeständen und Fertigungsfortschritten fehlen, werden Entscheidungen häufig auf Basis unvollständiger Daten getroffen.

Die Verbindung von ERP-Systemen mit Produktionsplanungs- oder MES-Lösungen kann dabei helfen, relevante Informationen schneller bereitzustellen.

So lassen sich beispielsweise Materialverfügbarkeit und Fertigungsstatus besser aufeinander abstimmen.

Das kann unnötige Wartezeiten reduzieren und eine effizientere Nutzung vorhandener Produktionskapazitäten unterstützen.

3. Fehlerkosten durch integriertes Qualitätsmanagement senken

Qualitätsabweichungen verursachen häufig zusätzliche Kosten.

Dazu gehören Nacharbeit, Ausschuss, Reklamationen und zusätzlicher Dokumentationsaufwand.

Eine geeignete Qualitätsmanagementsoftware kann Prüfprozesse strukturieren, Abweichungen dokumentieren und Auswertungen erleichtern.

Werden Qualitätsdaten zusätzlich mit ERP- und Produktionssystemen verknüpft, lassen sich Zusammenhänge zwischen Aufträgen, Materialien und Fertigungsschritten besser nachvollziehen.

Dadurch können Unternehmen Fehlerursachen gezielter untersuchen und geeignete Verbesserungsmaßnahmen ableiten.

4. Excel-Insellösungen und doppelte Datenpflege reduzieren

Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug. Problematisch wird es jedoch, wenn geschäftskritische Prozesse auf mehreren voneinander unabhängigen Tabellen basieren.

Arbeiten Einkauf, Lager und Produktion mit unterschiedlichen Datenständen, können Fehlplanungen und unnötige Abstimmungen entstehen.

Durch eine gemeinsame Datenbasis und geeignete Schnittstellen lassen sich Informationen konsistenter verwalten.

Dabei muss Excel nicht grundsätzlich abgeschafft werden.

Entscheidend ist, welche Aufgaben weiterhin sinnvoll mit Tabellen bearbeitet werden können und welche Prozesse besser in integrierten Anwendungen aufgehoben sind.

5. Entscheidungen durch aktuelle Kennzahlen verbessern

Eine wirtschaftlich erfolgreiche Produktion benötigt verlässliche Informationen.

Welche Aufträge sind profitabel? Wo entstehen überdurchschnittliche Nacharbeitskosten? Welche Produktionsbereiche verursachen Verzögerungen?

Wenn solche Fragen nur mit erheblichem manuellem Aufwand beantwortet werden können, fehlt häufig eine geeignete Datenintegration.

Moderne ERP-, MES- und Auswertungssysteme können Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenführen.

Das ermöglicht fundiertere Entscheidungen über Kapazitäten, Prozesse und Investitionen.

Praxisbeispiel: Wie sich Prozesskosten berechnen lassen

Betrachten wir ein vereinfachtes Rechenbeispiel aus einem fiktiven mittelständischen Produktionsunternehmen.

Dort übertragen fünf Mitarbeitende täglich jeweils 30 Minuten lang Informationen zwischen ERP-System und Excel-Tabellen.

Bei 220 Arbeitstagen und angenommenen internen Personalkosten von 45 Euro pro Stunde ergibt sich:

5 Mitarbeitende × 0,5 Stunden × 220 Tage × 45 Euro = 24.750 Euro pro Jahr.

Wenn eine geeignete Schnittstelle 80 Prozent dieses manuellen Aufwands vermeiden könnte, entspräche das rechnerisch einer frei werdenden Arbeitskapazität im Wert von 19.800 Euro jährlich.

Dabei handelt es sich zunächst um einen Kapazitätseffekt, nicht automatisch um eine tatsächliche Kosteneinsparung.

Ob sich daraus ein wirtschaftlicher Vorteil ergibt, hängt unter anderem von den Implementierungskosten, dem laufenden Betrieb und der produktiven Nutzung der gewonnenen Arbeitszeit ab.

Das Beispiel zeigt jedoch, warum sich die Analyse vermeintlich kleiner, täglich wiederkehrender Tätigkeiten lohnen kann.

Welche Software hilft, die Marge zu verbessern?

Es gibt keine einzelne Software, die automatisch höhere Margen garantiert.

Entscheidend ist, welche Prozesse verbessert werden sollen und wie gut die eingesetzten Systeme zusammenarbeiten.

ERP-Systeme: Geschäftsprozesse zentral steuern

Ein modernes ERP-System unterstützt unter anderem Einkauf, Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Lagerverwaltung und Produktionsplanung.

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet mittelständischen Unternehmen hierfür eine integrierte Plattform.

Abhängig von den individuellen Anforderungen kann Business Central mit bestehenden Anwendungen verbunden und um zusätzliche Funktionen erweitert werden.

MES-Software: Mehr Transparenz in der Fertigung

Ein Manufacturing Execution System unterstützt die Erfassung und Verarbeitung produktionsnaher Informationen.

Dazu gehören beispielsweise Fertigungsfortschritte, Betriebsdaten und Maschinenzustände, abhängig von der eingesetzten Lösung.

Diese Informationen können helfen, Engpässe und Verbesserungspotenziale in der Produktion sichtbar zu machen.

Qualitätsmanagementsoftware: Qualitätskosten besser kontrollieren

QM-Software unterstützt Unternehmen dabei, Qualitätsprüfungen, Abweichungen und Korrekturmaßnahmen systematisch zu verwalten.

Eine sinnvolle Integration mit ERP und Produktion kann die Nachvollziehbarkeit und Auswertung von Qualitätsdaten verbessern.

Individuelle Software: Wenn Standardlösungen nicht ausreichen

Nicht jeder Unternehmensprozess lässt sich sinnvoll mit einer Standardsoftware abbilden.

Gerade im Maschinenbau und in der Fertigungsindustrie bestehen häufig besondere Anforderungen an Abläufe, Schnittstellen und Dokumentation.

In solchen Fällen können individuelle Erweiterungen oder maßgeschneiderte Softwarelösungen wirtschaftlich sinnvoll sein.

Wie erkennen Unternehmen, welche Digitalisierungsmaßnahmen sich lohnen?

Nicht jede Digitalisierung führt automatisch zu einer höheren Marge.

Eine Investition ist dann wirtschaftlich sinnvoll, wenn der erwartete Nutzen die entstehenden Kosten und Risiken rechtfertigt.

Vor einer Entscheidung sollten Unternehmen deshalb folgende Fragen beantworten:

1. Welche Prozesse verursachen heute besonders hohe manuelle Aufwände?
2. Wo entstehen regelmäßig Fehler, Verzögerungen oder unnötige Abstimmungen?
3. Welche vorhandenen Anwendungen können weiterverwendet werden?
4. Welche Verbesserungen lassen sich realistisch erreichen und messen?
5. Wie hoch sind die einmaligen und laufenden Kosten der geplanten Lösung?

Eine strukturierte Prozessanalyse hilft dabei, diese Fragen zu beantworten und Digitalisierungsmaßnahmen nach ihrem wirtschaftlichen Potenzial zu priorisieren.

Prozessoptimierung mit ENKO: Erst analysieren, dann digitalisieren

ENKO unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse wirtschaftlicher und effizienter zu gestalten.

Mit über 25 Jahren Erfahrung und besonderer Expertise in Produktion, Maschinenbau und Automotive analysiert ENKO bestehende Softwarelandschaften, identifiziert Optimierungspotenziale und entwickelt passende Lösungen.

Im Mittelpunkt steht dabei nicht der Verkauf einer bestimmten Software, sondern die Verbesserung der Unternehmensprozesse.

Der Beratungsprozess beginnt mit einem persönlichen Erstgespräch.

Darauf folgt eine strukturierte Analysephase, die üblicherweise etwa zwei Wochen dauert.

Anschließend erhalten Unternehmen die Analyseergebnisse, eine entsprechende Dokumentation und einen Prototyp, mit dem sich die geplante Lösung praktisch überprüfen lässt.

Je nach Bedarf unterstützt ENKO bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central, MES- und Qualitätsmanagementsoftware oder der Entwicklung individueller Anwendungen.

Die beiden Geschäftsführer begleiten die Beratung persönlich und auf Augenhöhe.

So können Unternehmen bereits vor der vollständigen Implementierung prüfen, ob die geplante Lösung ihre Anforderungen erfüllt.

Fazit: Höhere Margen beginnen mit effizienteren Prozessen

Wer seine Marge verbessern möchte, sollte nicht ausschließlich auf höhere Verkaufspreise oder geringere Materialkosten setzen.

Auch innerhalb bestehender Geschäftsprozesse können erhebliche wirtschaftliche Potenziale liegen.

Manuelle Datenerfassung, fehlende Schnittstellen, ineffiziente Produktionsplanung und unzureichende Transparenz verursachen Kosten, die sich durch gezielte Prozessoptimierung reduzieren lassen.

Digitalisierung ist dabei ein Werkzeug, kein Selbstzweck.

Entscheidend ist, die richtigen Prozesse zu verbessern und erst anschließend die passende Software einzusetzen.

Wie viel Optimierungspotenzial steckt in Ihren Unternehmensprozessen?

Veraltete Software, Excel-Insellösungen oder fehlende Schnittstellen können Ihre Produktivität und Profitabilität beeinträchtigen.

ENKO unterstützt Sie dabei, bestehende Abläufe zu analysieren und wirtschaftlich sinnvolle Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

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