Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr. Microsoft hat in den letzten Jahren KI-Funktionen direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert.

Mit dem sogenannten Copilot stehen Funktionen zur Verfügung, die Unternehmen bei täglichen Aufgaben unterstützen können:

• Texte generieren

• Daten analysieren

• Muster erkennen

• Vorschläge für Entscheidungen liefern

Der große Vorteil:
Die KI arbeitet direkt im ERP-System mit den vorhandenen Unternehmensdaten.

Das bedeutet: Unternehmen müssen keine neue Plattform einführen, sondern können KI direkt in ihren bestehenden Prozessen nutzen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr:

„Sollten wir KI einsetzen?“

sondern:

„Welche KI-Funktionen bringen unserem Unternehmen wirklich einen Nutzen?“

4 KI-Funktionen in Business Central, die heute wirklich funktionieren

1. Automatische Erstellung von Marketingtexten für Artikel

Wer regelmäßig neue Artikel im ERP anlegt, kennt das Problem:
Produktbeschreibungen müssen erstellt werden – oft immer wieder nach einem ähnlichen Muster.

Mit Copilot kann Business Central automatisch erste Textentwürfe für Artikelbeschreibungen generieren.

Die KI nutzt dabei Informationen wie:

• Artikelattribute

• Kategorien

• Zielgruppen

• vorhandene Produktdaten

Das Ergebnis ist kein fertiger Marketingtext, sondern ein sinnvoller Ausgangspunkt, der anschließend angepasst werden kann.

Der größte Vorteil:

Die leere Seite entfällt – und das spart Zeit.

Besonders hilfreich ist diese Funktion für Unternehmen mit:

• vielen neuen Artikeln

• Online-Shop-Anbindungen (z. B. Shopify)

• kleinen Marketingteams

2. Unterstützung bei der Bankkontoabstimmung

Die Abstimmung von Kontoauszügen gehört zu den zeitintensivsten Aufgaben in der Buchhaltung.

Business Central kann hier KI nutzen, um automatisch passende Zuordnungen zwischen Buchungen und Kontoauszügen vorzuschlagen.

Dabei analysiert das System:

• Beträge

• Buchungsdatum

• wiederkehrende Muster aus vergangenen Buchungen

Die Vorschläge werden anschließend vom Buchhalter geprüft und bestätigt.

Das Ergebnis:

• weniger manuelle Suche nach Belegen

• schnellerer Buchhaltungsprozess

• geringerer Aufwand bei vielen Transaktionen

Besonders deutlich wird der Effekt bei Unternehmen mit mehr als 200 Buchungen pro Monat.

3. KI-gestützte Absatz- und Bestandsprognosen

Business Central bietet außerdem Forecasting-Funktionen für Absatz und Lagerbestände.

Diese basieren auf Machine-Learning-Modellen und analysieren historische Verkaufsdaten.

Typische Anwendungsfälle:

• Nachfrageprognosen

• frühzeitige Erkennung von Lieferengpässen

• bessere Beschaffungsplanung

Beispiel:

Ein Artikel verkauft sich jedes Jahr besonders stark im Herbst.
Das System erkennt dieses Muster und empfiehlt eine frühere Bestellung.

Das hilft Unternehmen dabei:

• Lagerengpässe zu vermeiden

• Bestände besser zu planen

• Lieferzeiten zu verbessern

4. Datenanalyse per natürlicher Sprache

Eine weitere interessante Funktion ist die Analysehilfe in natürlicher Sprache.

Damit können Nutzer ERP-Daten einfacher auswerten.

Beispiele:

• offene Posten nach Fälligkeit sortieren

• Umsätze nach Kundengruppen analysieren

• Verkaufszahlen nach Regionen filtern

Anstatt komplexe Filter manuell zu konfigurieren, kann der Nutzer die gewünschte Analyse einfach formulieren.

Für komplexere Analysen bleibt jedoch weiterhin Power BI das stärkere Werkzeug.

Was bei KI im ERP häufig unterschätzt wird

Viele Unternehmen erwarten von KI sofort perfekte Ergebnisse.

Dabei wird ein entscheidender Faktor oft übersehen:

Die Qualität der Daten.

KI-Systeme arbeiten immer mit den Informationen, die im System vorhanden sind.

Das bedeutet:

• unvollständige Artikelstammdaten

• inkonsistente Buchungen

• fehlende Historien

führen zwangsläufig zu schlechteren Ergebnissen.

Wenn Copilot-Vorschläge nicht überzeugen, liegt das Problem häufig nicht an der KI, sondern an der Datenbasis im ERP-System.

Der richtige Einstieg in KI mit Business Central

Der sinnvollste Weg ist kein großer Rollout, sondern ein schrittweiser Einstieg.

Empfehlenswert ist folgendes Vorgehen:

1. Eine konkrete KI-Funktion auswählen

2. Diese in einem kleinen Bereich testen

3. Ergebnisse bewerten

4. Danach weitere Funktionen aktivieren

So können Unternehmen Erfahrungen sammeln und gleichzeitig Risiken vermeiden.

Eine gute Einstiegsfrage lautet:

„Welche Aufgabe im Unternehmen wird regelmäßig erledigt und verändert sich kaum?“

Genau dort bietet KI oft den größten Nutzen.

Fazit: KI in Business Central ist keine Zukunftsvision

Die KI-Funktionen in Microsoft Business Central sind heute bereits praktisch nutzbar.

Sie ersetzen keine Mitarbeiter, können aber viele Aufgaben deutlich effizienter machen – insbesondere bei:

• Routineprozessen

• Datenanalysen

• Prognosen

• wiederkehrenden Aufgaben

Der größte Vorteil liegt darin, dass diese Funktionen direkt im ERP-System integriert sind.

Unternehmen können KI daher schrittweise in ihre Prozesse integrieren, ohne eine komplett neue Infrastruktur aufzubauen.

Tipp zum Schluss

Viele Unternehmen wissen gar nicht, welche KI-Funktionen in ihrer Business-Central-Umgebung bereits verfügbar sind.

Oft reicht ein kurzer Check der Systemeinstellungen, um das Potenzial sichtbar zu machen.