Warum Prozessanalyse wichtiger ist als neue Software

Viele mittelständische Maschinenbauer stehen heute vor der gleichen Herausforderung: Sie haben in den letzten Jahren viele Insellösungen aufgebaut – jede Abteilung nutzt ihre eigenen Tools, Daten liegen doppelt vor, und selbst kleine Änderungen im Ablauf erfordern manuelle Arbeit.
Die Folge: hohe Fehlerquoten, Zeitverlust und steigende Kosten.

Doch neue Software allein löst diese Probleme nicht. Entscheidend ist, die zugrunde liegenden Prozesse zu verstehen, zu vereinfachen und erst dann digital abzubilden.
Genau hier setzt ENKO Software an: Wir beraten Unternehmen, bevor wir programmieren – und machen sichtbar, wo Effizienzpotenziale wirklich liegen.

Der Status quo im Maschinenbau: gewachsene Prozesse und Excel-Dschungel

In vielen Unternehmen laufen Kernprozesse so:

• Die Produktion meldet Stückzahlen über Excel,

• das Lager pflegt Bestände manuell,

• die Buchhaltung importiert Daten aus verschiedenen Quellen,

• und jede Abteilung arbeitet mit eigenen Formaten.

Was auf den ersten Blick funktioniert, sorgt langfristig für Chaos:

• Mehrfache Datenerfassung kostet Zeit und führt zu Fehlern.

• Führungskräfte haben keinen Echtzeitüberblick.

• Schnittstellen bremsen Kommunikation zwischen Abteilungen.

• Prozesszeiten verlängern sich unbemerkt.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ein mittelständischer Maschinenbauer aus dem Saarland hatte 15 Excel-Dateien, die täglich von verschiedenen Mitarbeitern gepflegt wurden. Jeder nutzte eigene Formeln, eigene Strukturen – kein System war identisch. Eine einfache Bestandsanalyse dauerte bis zu zwei Tage.

Die Analysephase – wie ENKO Prozesse transparent macht

Bevor ENKO Software eine Lösung entwickelt, startet jedes Projekt mit einer Analysephase von zwei Wochen.
In dieser Zeit sprechen unsere Berater mit den Verantwortlichen aus Produktion, IT, Einkauf und Geschäftsführung. Gemeinsam werden:

• aktuelle Workflows aufgenommen,

• Schwachstellen dokumentiert,

• redundante Arbeitsschritte identifiziert,

• und Verbesserungspotenziale berechnet.

Ergebnis: eine klare Prozesslandkarte – von der Angebotserstellung über die Fertigung bis zur Auslieferung.

Die Erkenntnisse werden in einem strukturierten Analysebericht dokumentiert, inklusive ISO-konformer Dokumentation. Das schafft Vertrauen und bildet die Grundlage für jede spätere Softwareeinführung.

Vom Prozess zur Lösung: der Prototyp als Beweis

Nach der Analyse folgt bei ENKO Software kein „großes Projekt“, sondern ein funktionierender Prototyp – individuell auf den Kunden zugeschnitten.
Dieser Prototyp zeigt konkret:

• Wie Prozesse digitalisiert werden,

• wie Datenflüsse automatisiert laufen,

• und wie Mitarbeitende in Zukunft arbeiten.

Erst wenn der Kunde sagt: „So wollen wir arbeiten!“, startet die Umsetzung.

Nach rund sechs Wochen steht der Erstentwurf der fertigen Software bereit – anschließend werden echte Unternehmensdaten integriert und der Go-Live vorbereitet.

Praxisbeispiel: 37 % Effizienzsteigerung in der Auftragsbearbeitung

Ein Maschinenbauunternehmen aus Trier nutzte verschiedene Programme für Kalkulation, Produktionsplanung und Qualitätsmanagement.
Im Rahmen der Analyse zeigte sich:

• 37 % der Zeit in der Auftragsbearbeitung gingen durch doppelte Dateneingaben verloren,

• Prozessinformationen lagen auf fünf verschiedenen Servern,

• Mitarbeitende mussten mehrfach zwischen Tools wechseln.

Nach der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central – individuell angepasst an die Abläufe – konnten diese Probleme beseitigt werden:

• Alle Datenquellen wurden zentral zusammengeführt,

• Berichte wurden automatisiert erstellt,

• die Kommunikation zwischen Vertrieb und Fertigung verbesserte sich massiv.

Ergebnis: mehr Transparenz, kürzere Durchlaufzeiten, zufriedenere Mitarbeitende.

Der ENKO-Ansatz: Beratung statt Produktverkauf

Viele Anbieter verkaufen Software. ENKO verkauft Lösungen.
Das bedeutet:

• Wir starten mit einer Beratung, nicht mit einem Lizenzmodell.

• Wir liefern nur die Software, die den Prozess wirklich verbessert.

• Wir bleiben während des gesamten Projekts auf Augenhöhe – von der Analyse bis zum Go-Live.

Unsere 25-jährige Erfahrung im Maschinenbau, in der Automobilzulieferung und in der Produktion hilft uns, nicht nur digital zu denken, sondern unternehmerisch zu verstehen.

Fazit: Prozessoptimierung beginnt mit Verstehen, nicht mit Programmieren

Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern eine Management-Aufgabe.
Unternehmen, die zuerst ihre Prozesse verstehen, können Software gezielt als Werkzeug einsetzen – und erzielen messbare Effekte.